Datenschutz, der Schweizer Massstäben standhält
Hausverwaltungen verarbeiten täglich sensible Mieterdaten. Atreo wurde von Grund auf so entwickelt, dass Ihre Daten und die Ihrer Mieterinnen und Mieter jederzeit geschützt sind — technisch, organisatorisch und rechtlich.
Warum Datenschutz für Hausverwaltungen besonders wichtig ist
Hausverwaltungen gehören zu den datenintensivsten Branchen der Schweiz. Bei jedem Anruf werden potenziell Namen, Adressen, Mietverhältnisse, Nebenkostendaten, Schadensmeldungen und manchmal auch gesundheitliche Einschränkungen besprochen. Diese Informationen sind nach dem Schweizer Datenschutzgesetz besonders schützenswert.
Wenn Sie einen KI-Telefonassistenten einsetzen, muss dieser mindestens denselben Schutzstandard bieten wie Ihre bestehenden Prozesse — idealerweise einen höheren. Genau das ist unser Anspruch. Atreo verarbeitet nur die Daten, die für die Bearbeitung eines Anliegens notwendig sind, speichert nichts länger als nötig und gibt Ihnen volle Kontrolle über jeden Datenpunkt.
Konformität mit dem neuen Datenschutzgesetz (nDSG)
Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) ist seit dem 1. September 2023 in Kraft und stellt erhöhte Anforderungen an die Bearbeitung von Personendaten. Atreo erfüllt diese Anforderungen vollständig.
Datenminimierung (Art. 6 Abs. 2 nDSG): Atreo erfasst bei einem Anruf ausschliesslich die Informationen, die zur Bearbeitung des konkreten Anliegens erforderlich sind. Es werden keine Gesprächsprofile erstellt und keine Anruferhistorien verknüpft.
Zweckbindung (Art. 6 Abs. 3 nDSG): Alle erfassten Daten dienen einem einzigen Zweck: die Bearbeitung und Weiterleitung des Mieteranliegens an Ihre Verwaltung. Eine Nutzung für Marketing oder Profilbildung findet nicht statt.
Transparenz (Art. 19 nDSG): Anrufende werden zu Beginn jedes Gesprächs darüber informiert, dass sie mit einem KI-gestützten Assistenten sprechen.
Betroffenenrechte (Art. 25–29 nDSG): Mieterinnen und Mieter können jederzeit Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen, deren Berichtigung fordern oder die Löschung beantragen.
Datenverarbeitung: Was, wo und wie lange
Welche Daten erfasst Atreo bei einem Anruf? Name der anrufenden Person (sofern genannt), Telefonnummer, Liegenschaftsadresse, Beschreibung des Anliegens sowie Datum und Uhrzeit. Bei Schadensmeldungen werden zusätzlich Details zur Schadensart erfasst. Audiodaten werden für die Transkription verarbeitet und gemäss Ihrer konfigurierten Aufbewahrungsfrist behandelt.
Wo werden die Daten verarbeitet? Ihre Daten verlassen die Schweiz nicht. Atreo setzt auf Infrastruktur mit Standort Schweiz. Sprachverarbeitung und Datenspeicherung erfolgen in Schweizer Rechenzentren.
Wie lange werden Daten gespeichert? Gesprächszusammenfassungen werden gemäss der von Ihnen definierten Aufbewahrungsfrist gespeichert. Standardmässig werden Rohdaten nach 90 Tagen gelöscht. Audiodateien werden nach der Transkription innerhalb von 30 Tagen gelöscht.
Wer hat Zugriff? Ausschliesslich die von Ihnen autorisierten Mitarbeitenden über das Atreo-Dashboard. Auf Seiten von Atreo haben nur einzelne, namentlich bestimmte Mitarbeitende im Rahmen von Support Zugriff — und nur mit Ihrer Zustimmung.
Technische Sicherheitsmassnahmen
Verschlüsselung: Alle Daten werden bei der Übertragung (TLS 1.2+) und bei der Speicherung (AES-256) verschlüsselt. Das gilt für Audiodaten, Transkriptionen, Zusammenfassungen und alle personenbezogenen Informationen.
Zugriffskontrollen: Der Zugang zum Atreo-Dashboard ist durch individuelle Benutzerkonten, starke Passwortrichtlinien und Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Zugriffsrechte können rollenbasiert vergeben werden.
Kein Training mit Kundendaten: Ihre Gesprächsdaten werden nicht verwendet, um Atreos KI-Modelle zu trainieren. Die Daten Ihrer Mieterinnen und Mieter gehören Ihnen — nicht uns. Diese Trennung ist technisch durchgesetzt.
Regelmässige Überprüfung: Unsere Sicherheitsmassnahmen werden regelmässig überprüft und an aktuelle Bedrohungslagen angepasst.
Transparenz gegenüber Anrufenden
KI-Offenlegung: Jede Person, die bei Ihrer Verwaltung anruft und mit Atreo verbunden wird, hört zu Beginn einen klaren Hinweis, dass sie mit einem KI-gestützten Assistenten spricht. Es gibt keine Täuschung.
Aufzeichnungshinweis: Sofern Gespräche aufgezeichnet werden, wird die anrufende Person darüber informiert. Die Aufzeichnung dient ausschliesslich der korrekten Erfassung des Anliegens.
Weiterleitung an Mitarbeitende: Wenn ein Anliegen die Möglichkeiten des KI-Assistenten übersteigt oder die anrufende Person ausdrücklich mit einer Person sprechen möchte, wird das Gespräch an Ihre Verwaltung weitergeleitet. Atreo hält niemanden in einer Schleife fest.
Unterauftragsbearbeiter und Drittanbieter
Atreo arbeitet mit einer begrenzten Anzahl sorgfältig ausgewählter Unterauftragsbearbeiter zusammen, die für den Betrieb notwendig sind — für Hosting, Sprachverarbeitung und Zustellung von Benachrichtigungen.
Für jeden Unterauftragsbearbeiter gelten strenge vertragliche Datenschutzvereinbarungen (Auftragsbearbeitungsverträge gemäss Art. 9 nDSG). Eine aktuelle Liste stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung und informieren Sie vorgängig über geplante Änderungen.
Beim Abschluss eines Atreo-Abonnements schliessen wir mit Ihnen einen Auftragsbearbeitungsvertrag (ABV) ab, der Verantwortlichkeiten, Massnahmen und Rechte beider Seiten klar regelt.
Häufige Fragen zum Datenschutz
Haben Sie Fragen zum Datenschutz?
Wir zeigen Ihnen gerne in einer Demo, wie Atreo mit Ihren Daten umgeht — transparent und nachvollziehbar.