Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 9. April 2025

Stand: April 2025

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir, Virtueller Empfang, ein Dienst von VocalPoint (in Gründung), Zürich, Schweiz, personenbezogene Daten bearbeiten, insbesondere im Rahmen unserer KI-gestützten Telefon- und Terminservices. Sie richtet sich an Nutzer in der Schweiz und der Europäischen Union.

1. Verantwortliche Stelle

VocalPoint (in Gründung)

Handelsname: Virtueller Empfang

8000 Zürich, Schweiz

support@virtueller-empfang.ch

Verantwortlich im Sinne des revDSG (Schweiz) und der DSGVO (EU).

2. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten personenbezogene Daten bei Nutzung unserer Dienste und Website, darunter:

  • Telefonnummern, Namen, Gesprächsinhalte (falls gespeichert), Kalenderinformationen
  • IP-Adressen, Zeitstempel, Geräteinformationen
  • Eingaben im Kontakt- oder Terminformular
  • Website-Nutzungsdaten über Google Analytics

3. Zweck der Datenbearbeitung

Die Daten werden verarbeitet für:

  • Entgegennahme und Verarbeitung von Anrufen
  • Terminplanung mittels Calendly
  • Verwendung KI-basierter Analyse (OpenAI)
  • Statistische Website-Auswertung
  • Betrieb und Optimierung unserer Dienste

4. Gesprächsaufzeichnungen

Wenn Sie unseren KI-Telefonservice nutzen, werden Gespräche zu Service- und Qualitätssicherungszwecken temporär gespeichert.

Speicherdauer: maximal 30 Tage, danach werden die Daten automatisch gelöscht.

Hinweis: Die Speicherung erfolgt ausschliesslich nach Einwilligung, gemäss:

5. Automatisierte Entscheidungen

Unsere Systeme nutzen automatisierte Prozesse, z. B. zur Gesprächsweiterleitung oder Vorschlag von Terminen.

Ein Profiling mit hohem Risiko im Sinne von Art. 21 revDSG erfolgt nicht.

6. Einsatz von Drittanbietern (Datenempfänger)

Verwendete Tools und Dienste:

  • Vercel – Hosting der Website (USA)
  • Twilio – Telefon-API, Gesprächsverbindung (USA)
  • OpenAI – Sprachanalyse & KI-Verarbeitung (USA)
  • Calendly – Terminplanung (USA)
  • Google Analytics – Webanalyse (USA, IP-Anonymisierung aktiv)

Datenübermittlung ins Ausland: erfolgt nur unter Beachtung geeigneter Garantien gemäss Art. 16 revDSG und Art. 46 DSGVO, z. B. Standardvertragsklauseln.

7. Rechtsgrundlagen

  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 6 revDSG)
  • Vertragserfüllung (z. B. bei Terminvereinbarung)
  • Berechtigtes Interesse (z. B. Webanalyse)

8. Speicherdauer

  • Gesprächsdaten: max. 30 Tage
  • Kalender-/Kontaktinformationen: bis Auftragsbeendigung
  • Website-Zugriffe: 14 Monate (Google Analytics)

9. Ihre Rechte

Gemäss DSGVO und revDSG haben Sie folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 25 revDSG, Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung und Löschung
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Widerspruch gegen Verarbeitung
  • Datenübertragbarkeit

Anfragen richten Sie an: support@virtueller-empfang.ch

10. Cookies & Tracking

Diese Website nutzt Cookies zur Analyse mit Google Analytics (inkl. IP-Anonymisierung). Beim ersten Besuch erscheint ein Cookie-Banner, das Sie konfigurieren können.