Mieterportal oder Telefonassistent?
Viele Verwaltungen und Vermieter haben ein Mieterportal eingeführt und wundern sich, warum das Telefon trotzdem klingelt. Portal und Telefon lösen verschiedene Probleme. Diese Seite zeigt, welches welches löst und wie beide zusammenspielen.
Merlin Obrero, Gründer von Atreo
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Eine häufige Frage
«Wir haben schon ein Mieterportal, wozu brauchen wir Atreo?» Die ehrliche Antwort: Das Portal funktioniert für die Mieter, die es nutzen. Viele Leute fühlen sich in Online-Tools nicht abgeholt und greifen zum Telefon, weil es direkter und schneller ist. Bei einem Wasserschaden um 22 Uhr öffnet kaum jemand zuerst eine App.
Dazu kommt: Die meisten Verwaltungen haben für ihre Mieterkommunikation keinen Plan. Das Portal wird eingeführt, das Telefon bleibt, wie es war. Wer beides nebeneinander laufen lässt, ohne festzulegen, welcher Kanal wofür da ist, bekommt doppelte Arbeit statt weniger.
Digitale Mieterkommunikation heisst deshalb nicht, alle Mieter in eine App zu bringen. Es heisst, jeden Kanal so aufzustellen, dass am Ende dieselbe saubere Meldung bei Ihnen landet.
Mieterportal und Telefonassistent im Vergleich
| Kriterium | Telefonassistent (Atreo) | Mieterportal oder Mieter-App |
|---|---|---|
| Wer erreicht wird | Alle, die anrufen, ohne Registrierung oder Installation | Mieter, die sich registrieren und das Portal aktiv nutzen |
| Dringende Fälle | Nimmt rund um die Uhr ab und erkennt Notfälle (ab Professional mit Weiterleitung) | Meldung möglich, aber der Mieter muss daran denken, das Portal zu öffnen |
| Dokumente und Mitteilungen | Nicht vorgesehen | Stärke des Portals: Hausordnung, Abrechnungen, Schwarzes Brett |
| Rückfragen | Fragt im Gespräch nach, bis das Anliegen klar ist | Formular, Rückfragen per Nachricht |
| Ergebnis für die Verwaltung | Zusammenfassung mit Kategorie, Priorität und nächstem Schritt, per E-Mail oder ins ERP | Strukturierte Meldung im Portal oder in der Verwaltungssoftware |
| Einführung | Nummer weiterleiten, in 2 Minuten eingerichtet. Mieter merken nur, dass jemand abnimmt | Projekt mit Mieterkommunikation, Einladungen und Onboarding |
| Kosten | Ab CHF 119 pro Monat exkl. MWST, monatlich kündbar | Meist nicht öffentlich, je nach Anbieter und Portfolio |
Was passt zu wem?
| Wenn Sie … | Wählen Sie | Warum |
|---|---|---|
| Dokumente, Abrechnungen und Mitteilungen digital verteilen wollen | Mieterportal | Dafür ist es gebaut. Ein Telefonassistent verteilt keine Dokumente. |
| trotz Portal täglich viele Anrufe bekommen | Beides | Atreo nimmt die Anrufe ab, das Portal bleibt für alle, die es nutzen. |
| viele ältere Mieter oder Mieter ohne Portalzugang haben | Telefonassistent | Das Telefon braucht keine Registrierung. KI am Telefon wird dabei besser angenommen, als viele erwarten. |
| nachts und am Wochenende Notfälle sicher erfassen müssen | Telefonassistent | Bei einem Notfall ruft man an. Atreo nimmt rund um die Uhr ab. |
| noch gar keinen digitalen Kanal haben | Erst Telefonassistent, dann Portal | Das Telefon ist der Kanal, den alle Mieter schon nutzen. Die Einrichtung dauert Minuten statt Wochen. |
Unser Urteil: Beides, mit klarer Aufgabe für jeden Kanal
Ein Mieterportal ist kein Ersatz für das Telefon, und ein Telefonassistent ist kein Ersatz für das Portal. Anbieter wie Allthings oder casavi sind für uns Partner, keine Konkurrenz.
Der häufigste Fehler ist, ein Portal einzuführen und zu hoffen, dass das Telefon von selbst leiser wird. Legen Sie fest: Dokumente und Mitteilungen laufen über das Portal, jeder Anruf wird beantwortet und als Meldung erfasst. Für casavi-Nutzer beschreiben wir das Zusammenspiel auf unserer Seite atreo.ch/loesungen/casavi.
Kein Mieter bleibt aussen vor
Wer das Portal nicht nutzt, ruft an und bekommt trotzdem sofort eine Antwort. Ohne Combox, ohne Rückruf.
Eine Meldung, egal über welchen Kanal
Atreo liefert strukturierte Daten per E-Mail oder ins ERP. Ihr Team übernimmt sie dort, wo auch die Portal-Meldungen landen.
Offener als erwartet
Mieter sind KI am Telefon gegenüber viel offener, als Verwaltungen vermuten. Viele kennen KI schon aus eigener Erfahrung, auch ältere.
Wann ein Mieterportal allein reicht
Wenn Ihre Mieter das Portal tatsächlich nutzen und das Telefon selten klingelt, brauchen Sie keinen Telefonassistenten. Das gilt etwa für Liegenschaften, in denen das Portal von Anfang an eingeführt wurde und rege genutzt wird.
Atreo passt in zwei Fällen nicht. Erstens: Sehr kleine Betriebe mit wenigen Anrufen pro Woche, die jeden Anruf selbst gut schaffen. Zweitens: Wer bewusst jeden Anruf persönlich entgegennehmen will, weil der persönliche Kontakt das Geschäftsmodell ist.
Wie wir verglichen haben
Wir vergleichen hier zwei Kategorien, keine einzelnen Produkte. Die Beispiele Allthings und casavi sind Portale, die Schweizer Verwaltungen einsetzen, Angaben zu ihnen stammen aus den verlinkten Quellen (Stand 21.10.2026). Preise für Mieterportale sind meist nicht öffentlich, deshalb nennen wir keine.
Atreo ist Anbieter eines Telefonassistenten und arbeitet mit Portalen zusammen, nicht gegen sie. Die Einschätzungen zum Nutzungsverhalten von Mietern stammen aus unseren Gesprächen mit Verwaltungen, nicht aus einer Erhebung.
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