Hauswart-Koordination ohne Telefon-Pingpong
Mieter melden ein Anliegen, Atreo erfasst alle Details und informiert den zuständigen Hauswart — ohne dass Ihre Bewirtschaftung zum Vermittler wird.
Ihre Verwaltung steckt zwischen Mieter und Hauswart fest
Kennen Sie das? Ein Mieter ruft an, weil die Aussenbeleuchtung defekt ist. Ihre Bewirtschafterin notiert das Anliegen, versucht den Hauswart zu erreichen, landet auf der Combox, ruft später nochmals an. Der Hauswart ruft zurück, wenn die Bewirtschafterin in einer Sitzung ist. Am Ende hat ein simples Anliegen drei Personen beschäftigt und einen halben Tag verschlungen.
Dieses Telefon-Pingpong ist Alltag in der Hausverwaltung. Bei jeder Liegenschaft mit eigenem Hauswart wird Ihre Verwaltung zur Telefonzentrale — ohne Mehrwert, aber mit enormem Zeitaufwand. Nachrichten gehen verloren, Rückrufe werden vergessen, Mieter beschweren sich über lange Wartezeiten.
Besonders frustrierend: Die meisten dieser Anliegen sind Routine. Verstopfter Ablauf, defekte Lampe, Frage zur Grünpflege. Nichts, was die Fachkompetenz Ihrer Bewirtschaftung erfordert — aber alles, was trotzdem über ihren Schreibtisch geht.
So klingt das in der Praxis
Die Waschmaschine im Gemeinschaftswaschraum läuft aus. Frau Lüscher ruft die Verwaltung an.
Atreo
Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Hausverwaltung Bernasconi. Wie kann ich Ihnen helfen?
Mieter
Hallo, hier ist Lüscher aus der Rosenweg 12. Die Waschmaschine im Keller läuft aus, der ganze Boden ist nass. Können Sie da jemanden schicken?
Atreo
Das nehme ich sofort auf, Frau Lüscher. Können Sie mir noch Ihre Wohnungsnummer nennen? Und wissen Sie, ob das Wasser noch aktiv ausläuft?
Mieter
Wohnung 3B. Ja, es tropft noch, aber ich habe die Maschine ausgeschaltet. Es steht aber schon recht viel Wasser am Boden.
Atreo
Danke, Frau Lüscher. Ich leite das als dringendes Anliegen an Ihren Hauswart weiter. Er erhält Ihre Kontaktdaten und die Details zum Vorfall. Darf er Sie unter dieser Nummer zurückrufen?
Mieter
Ja, diese Nummer ist in Ordnung. Danke, dass das so schnell geht.
Atreo übernimmt die Koordination zwischen Mieter und Hauswart
Atreo nimmt den Anruf entgegen, erfasst das Anliegen strukturiert und leitet alle relevanten Informationen direkt an den zuständigen Hauswart weiter — per SMS, E-Mail oder in Ihr Verwaltungssystem. Ihre Bewirtschaftung wird nur einbezogen, wenn es wirklich nötig ist.
Das Ergebnis: Mieter erhalten sofort eine Bestätigung, der Hauswart bekommt alle Details auf einen Blick, und Ihre Verwaltung gewinnt Zeit für anspruchsvollere Aufgaben.
Strukturierte Anliegen-Erfassung
Atreo fragt gezielt nach: Liegenschaft, Wohnung, Art des Anliegens, Dringlichkeit. Der Hauswart erhält alle Informationen, die er für die Bearbeitung braucht.
Sofortige Weiterleitung
Kein Warten auf Rückrufe. Das Anliegen wird in Echtzeit an den zuständigen Hauswart weitergeleitet — inklusive Kontaktdaten des Mieters und Priorität.
Integration in bestehende Abläufe
Ob Ihr Hauswart per E-Mail, SMS oder über Ihre Verwaltungssoftware arbeitet — die Informationen kommen dort an, wo er sie braucht.
So funktioniert es
Mieter ruft an und schildert das Anliegen
Atreo nimmt den Anruf entgegen, identifiziert die Liegenschaft und fragt alle relevanten Details ab — Wohnung, Art des Problems, Dringlichkeit.
Atreo ordnet zu und leitet weiter
Das System erkennt, dass der Hauswart zuständig ist, und sendet ihm eine strukturierte Zusammenfassung mit allen Details. Der Mieter erhält eine Bestätigung.
Hauswart bearbeitet, Verwaltung behält Überblick
Der Hauswart kann den Mieter direkt kontaktieren. Die Bewirtschaftung sieht den Vorgang dokumentiert im System — ohne selbst telefonieren zu müssen.
Häufige Fragen
Bereit, Ihre Erreichbarkeit zu verbessern?
Erleben Sie in einer kurzen Demo, wie Atreo Anrufe für Ihre Hausverwaltung übernimmt.