Microsoft Teams entlasten — Mieteranrufe automatisieren
Teams ist Ihr Werkzeug für interne Zusammenarbeit. Atreo übernimmt die eingehenden Mieteranrufe und liefert strukturierte Zusammenfassungen direkt in Ihren Arbeitsfluss.
Teams ist für Zusammenarbeit gebaut — nicht für Mieteranrufe
Viele Hausverwaltungen nutzen Microsoft Teams als zentrale Kommunikationsplattform. Einige setzen sogar Teams Phone ein, um externe Anrufe entgegenzunehmen. Das Problem: Teams wurde für die interne Zusammenarbeit entwickelt, nicht als Telefonzentrale für Liegenschaften mit hohem Anrufvolumen.
Wenn täglich 80 oder mehr Mieteranrufe über Teams eingehen, wird aus dem Produktivitätstool ein Störfaktor. Jeder Anruf reisst Ihre Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter aus der konzentrierten Arbeit.
Das Resultat: Ihr Team verbringt den halben Tag am Telefon, statt Liegenschaften effizient zu bewirtschaften. Mieter landen in Warteschleifen oder erreichen niemanden — und rufen frustriert erneut an.
So klingt das in der Praxis
Ein Mieter ruft mitten in einer Teams-Besprechung der Verwaltung an. Alle Bewirtschafter sind in Meetings, Atreo übernimmt.
Mieter
Grüezi, in unserem Haus läuft die Heizung seit gestern nicht. Es wird kalt.
Atreo
Guten Tag. Das nehme ich sofort auf. Sind Sie ohne Wärme und Warmwasser oder fehlt nur eines davon?
Mieter
Beides — keine Heizung, kein Warmwasser.
Atreo
Verstanden, das ist dringend. Darf ich Namen und Adresse aufnehmen?
Mieter
Frei, Hauptstrasse 28 in Aarau.
Atreo
Danke, Herr Frei. Da Wärme und Warmwasser bei dieser Temperatur ein Notfall sind, leite ich die Meldung sofort an Ihre Verwaltung weiter — sie erscheint umgehend in deren Teams-Channel und wird als prioritär markiert. Ist der Hauswart über Ihren Schlüssel im Keller zugangsberechtigt?
Mieter
Ja, das war schon mal so.
Atreo
Perfekt. Der Heizungsmonteur kann ohne separaten Termin mit Ihnen rein. Die Verwaltung kontaktiert Sie innerhalb der nächsten Stunde, sobald jemand aus der Besprechung kommt. Am besten unter der Nummer, von der Sie gerade anrufen?
Mieter
Ja, die geht.
Atreo
Notiert. Sie hören gleich von der Verwaltung.
Atreo nimmt Anrufe entgegen, Ihr Team arbeitet fokussiert in Teams weiter
Atreo ergänzt Microsoft Teams als KI-Telefonassistent. Eingehende Mieteranrufe werden automatisch entgegengenommen, das Anliegen wird erfasst und kategorisiert. Ihr Team erhält eine strukturierte Zusammenfassung — kein Anruf geht verloren.
Nahtlose Ergänzung zu Teams
Atreo arbeitet neben Microsoft Teams, ohne Ihre bestehende Infrastruktur zu ersetzen. Ihr Team behält seine gewohnten Workflows.
Strukturierte Anrufzusammenfassungen
Jedes Mieteranliegen wird erfasst, kategorisiert und mit allen relevanten Informationen dokumentiert — statt als verpasster Anruf in Teams.
Sofortige Entgegennahme, keine Warteschleife
Mieter erreichen Atreo beim ersten Anruf. Kein Besetztzeichen, keine Warteschleife — auch ausserhalb der Bürozeiten.
So funktioniert es
Anrufe werden an Atreo weitergeleitet
Sie richten eine einfache Rufumleitung ein — bei Besetzt, nach Timeout oder permanent. Ihre Teams-Telefonie bleibt bestehen.
Atreo führt das Gespräch
Der KI-Telefonassistent nimmt das Anliegen auf, stellt Rückfragen und erfasst alle relevanten Details wie Mietobjekt, Dringlichkeit und Kontaktdaten.
Ihr Team erhält die strukturierte Zusammenfassung
Die Bewirtschafterin sieht auf einen Blick, wer angerufen hat, worum es geht und wie dringend das Anliegen ist.
Häufige Fragen
Bereit, Ihre Erreichbarkeit zu verbessern?
Erleben Sie in einer kurzen Demo, wie Atreo Anrufe für Ihre Hausverwaltung übernimmt.
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