Nebenkostenabrechnung versandt? Atreo übernimmt die Rückfragen.
Jede Abrechnungsperiode dasselbe Bild: Mieter verstehen einzelne Positionen nicht, wollen Belege einsehen oder zweifeln an der Verteilung. Atreo nimmt diese Anrufe entgegen, erklärt geduldig und dokumentiert alles sauber.
Abrechnungszeit ist Ausnahmezustand
Sobald die Nebenkostenabrechnungen verschickt werden, explodiert das Anrufvolumen. Mieter möchten wissen, warum die Heizkosten gestiegen sind, wie sich der Verteilschlüssel zusammensetzt oder weshalb der Hauswart plötzlich mehr kostet. Jeder Anruf ist berechtigt — aber die schiere Menge bringt selbst gut organisierte Teams an die Grenze.
Das Problem ist nicht die einzelne Frage. Es ist die Wiederholung. Dieselben Erklärungen zu Verbrauchsablesungen, Akontozahlungen und Nachzahlungen werden dutzende Male gegeben. Ihre Bewirtschafter verbringen Wochen damit, statt sich um Liegenschaften zu kümmern.
Und wer nicht durchkommt, ruft nochmals an — oder wird unzufrieden. Die Folge: genervte Mieter, gestresste Mitarbeitende und ein Rückstand, der sich durch die ganze Abteilung zieht.
So klingt das in der Praxis
Frau Hofer hat ihre Nebenkostenabrechnung erhalten und versteht nicht, warum sie eine Nachzahlung von CHF 340 leisten soll.
Atreo
Guten Tag, Sie sprechen mit dem Telefonassistenten der Hausverwaltung Müller & Partner. Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?
Mieter
Grüezi, hier ist Hofer, Rosenweg 14 in Aarau. Ich habe die Nebenkostenabrechnung bekommen und da steht eine Nachzahlung von 340 Franken. Das kann doch nicht stimmen.
Atreo
Guten Tag, Frau Hofer. Ich verstehe, dass eine unerwartete Nachzahlung Fragen aufwirft. Darf ich kurz prüfen — geht es Ihnen um die Abrechnung für die Periode 2025?
Mieter
Ja genau, die aktuelle. Letztes Jahr hatte ich sogar eine Rückerstattung. Und jetzt soll ich plötzlich nachzahlen?
Atreo
Das liegt in Ihrem Fall vor allem an zwei Faktoren: Die Heizkosten sind gegenüber dem Vorjahr um rund 12 Prozent gestiegen, und Ihre Akontozahlungen wurden seit Mietbeginn nicht angepasst. Deshalb reichen die monatlichen Vorauszahlungen nicht mehr aus, um die tatsächlichen Kosten zu decken.
Mieter
Aha, und kann ich die Belege irgendwo einsehen?
Atreo
Sie haben als Mieterin das Recht, die Originalbelege einzusehen. Ich leite Ihr Anliegen direkt an Ihre zuständige Bewirtschafterin weiter, damit sie einen Termin zur Belegeinsicht mit Ihnen vereinbaren kann. Darf ich Ihre Telefonnummer für den Rückruf bestätigen?
Atreo erklärt die Abrechnung — geduldig und rund um die Uhr
Atreo beantwortet Fragen zur Nebenkostenabrechnung am Telefon, bevor sie bei Ihrem Team landen. Der KI-Assistent kennt die häufigsten Anliegen rund um Verteilschlüssel, Heizkostenablesungen und Nachzahlungen und erklärt sie verständlich. Was über Standardauskünfte hinausgeht, wird sauber erfasst und an die zuständige Person weitergeleitet.
Sofortige Auskunft ohne Wartezeit
Mieter erhalten direkt am Telefon verständliche Erklärungen zu ihrer Nebenkostenabrechnung — auch abends und am Wochenende.
Passt in Ihren Workflow
Atreo liefert Zusammenfassungen per E-Mail oder Webhook. Offene Punkte lassen sich direkt dem richtigen Mietverhältnis zuordnen.
Lückenlose Dokumentation
Jedes Gespräch wird zusammengefasst und dem richtigen Mietverhältnis zugeordnet — inklusive offener Punkte für Ihr Team.
So funktioniert es
Mieter ruft an
Ein Mieter hat die Nebenkostenabrechnung erhalten und möchte eine Position besser verstehen. Atreo nimmt den Anruf entgegen und erfragt die Liegenschaft und das Anliegen.
Atreo gibt Auskunft
Basierend auf hinterlegten Informationen erklärt Atreo den Verteilschlüssel, die Zusammensetzung einzelner Positionen oder den Unterschied zwischen Akonto und Nachzahlung.
Ihr Team erhält die Zusammenfassung
Falls der Mieter weitergehende Fragen hat oder Belege einsehen möchte, erstellt Atreo ein strukturiertes Ticket mit allen relevanten Details für Ihre Bewirtschaftung.
Häufige Fragen
Bereit, Ihre Erreichbarkeit zu verbessern?
Erleben Sie in einer kurzen Demo, wie Atreo Anrufe für Ihre Hausverwaltung übernimmt.